[효과적인 프레젠테이션의 순서] - 큰그림에서 작은 그림으로..

효과적인 프레젠테이션을 보면, 왜 이런 프레젠테이션을 하는지, 그 목적에 대해 분명하기 때문에, 발표자가 무슨말을 하려고 하는지 쉽게 감을 잡을 수 있고, 몰입할 수 있게 된다. 하지만, 간혹 발표 초반부터 빡빡한 장표에 디테일한 도표와 작은 글자로된 설명들을 구구절절 늘어놓는 프레젠테이션을 보고 있으면, 내가 왜 이걸 알아야 하는건지, 왜 내가 이런 설명을 듣고 있는지 불분명해 져서 쉽게 실증이나고 집중도가 떨어지는 프레젠테이션도 있다. 

위 그림은 동서양을 대표하는 잡지들의 표지이다. 한번에 봐도 그 차이를 느낄 수 있는데, 왼쪽의 GQ의 경우 모델이 중심이고, 그다지 설명이 많지 않다. 다만 표지의 모델이 모든것을 말해 주는 듯 하다. 이렇게 표지를 구성한 이유는 서양사람들은 큰 그림을 중요시 하기 때문이다. 세부적인 내용은 잡지를 사서 보라는 이야기다. 반면, 오른쪽의 Men's EX의 경우는 좀 다르다. 이 잡지에는 사람이 한쪽 구석에 몰려 있고, 구구 절절한 많은 설명들이 늘어져 있다. 이유는 동양사람들은 잡지의 큰 컨셉보다, 세부적인 내용, 특히 내가 필요로 하는 내용이 있는지 부터 확인하려는 습성때문이다. 

이렇듯, 동서양의 문화적 차이가 잡지에 그대로 녹아있는 것이다. 불행히도, 오늘날처럼 서양문화가 문화적 표준화의 근간을 이루고 있는 시대에서는 서양식의 사고방식과 접근법이 통한다. 프레젠테이션에서도 마찬가지, 동양사람들은 우선 구구절절 많은 정보들을 우선 제시하고, 마지막으로 결론은 무엇이다, 라는 순서로 접근한다. 하지만, 현 시대에서는 이런 발표는 끈기있게, 참아가며 상대방의 발표준비를 존중하며, 본인이 굳이 관심이 없음에도 불구하고 끝까지 발표를 경청해 주는 유교문화의 시대가 아님을 기억하자. 당장 내가 원하는 주제가 아니고, 관심이 없으면 듣지 않으면 된다. 괜한 시간낭비인 셈이다. 우선 상대방이 나의 발표 주제가 무엇이고, 무엇을 말하고자 하는지 부터 말해야 한다. 이것이 현대 사회의 에티켓이다. 

발표의 순서는 반드시 큰 주제에서 작은 세부적인 내용으로 이어져야 한다. 그러기 위해서는 좀더 큰 시각에서 사물을 바라보는 관점을 키워야 한다. 따라서 첫 발표 장표는 그렇게 세부적일 필요가 없다. 심각한 주제를 담고 있지 않아도 무방하다. 단지, 내가 말하고자 하는 핵심단어나, 주제가 무엇인지만 분명하게 밝혀주면 된다. 

가장 쉽게 할 수 있는 예시는, 그림 한장을 프레젠테이션 맨 첫장으로 할애하는 것이다. 단, 아무런 의미 없는 이쁜 그림이 아니라, 오늘의 발표 주제를 한번에 표현할 수 있는 사진이어야 한다. 나름의 스토리 텔링을 만들어서 듣는 사람의 주의를 환기시키고 이목을 집중시킬 수 있다. 그리고 나서 발표의 전반적 순서를 말해주고, 바로 주제부터 들어가면 된다. 그리고 세부적인 내용이나 데이터는 맨 마지막에 넣던지, 아니면 참고자료로 맨 마지막에 별도 페이지로 만들면 된다. 

[프레젠테이션 스킬] - 효과적인 아이컨텍(eye contact)

많은 발표자들이 성공적인 발표를 준비하고서도 항상 실패하는 부분중의 하나가 바로 '아이컨택(eye conctact)이다. "에이~ 나는 아니야!"라고 지금 말한다 하더라도, 아마 내일 당신이 무대에서 청중들을 향해 말할 기회를 가진다면, 분명 당신은 또 실패하게 될 것이다. 그만큼 시선처리는 정말 어려운 항목중 하나이다. 

'아이컨텍'은 바디랭귀지(body language) 중의 하나이다. 사실 바디랭귀지는 언어보다도 훨씬 더 많은 정보를 전달한다. 내가 말하는 동안 듣는 사람의 눈을 어떻게 얼마나 잘 응시하느냐에 따라 듣는 사람의 받아들이는 자세는 달라진다. 말하는 사람이 듣는사람을 바라보지 않고, 바닥을 응시하거나 먼산을 응시하거나 시선을 피한다면, 듣는 사람은 말하는 사람이 굉장히 '성의없고', '관심없어 보이거나' 심지어 '무례해 보이기'까지 할 수 있다는 사실을 명심하자. 따라서, 당신이 말하는 동안에는 듣는사람의 눈을 지속적으로 놓치지 않아야 한다.

하지만, 만약 청자가 하나가 아니라 둘 이상이라면, 혹은 다수라면 어떻게 해야 하는가? 300명의 청중이 있다면 300명 모두를 번갈아 가면서 아이컨택을 해야할까? 만약 순서거 엉켜서 본사람은 계속 보고 안본사람은 계속 안보게 된다면 발표는 실패하게 되는가?

이럴때 가장 효과적인 아이컨택 방법은 바로 그루핑이다. 청중을 방향에 따라 그루핑으로 묶은 후 시선을 그룹의 중심점 정도로 설정하여 계속 시선을 돌리는 방법이다. 물론 그루핑하여 시선을 둘때 어떤 사람은 자신을 바라보지 않는다는 사실을 알수는 있을 것이지만, 적어도 자신이 있는 방향에 시선조차 주지 않는것 보다는 100배이상 효과가 있다.

마치 방송국에서 뉴스를 진행할때 카메라를 2~3대정도 설치하여 상황에 따라 다른 앵글을 잡는 것처럼 하면 된다. 물론 처음에는 적응이 잘 안되고, 발표자체에 집중하려다 보면 잘 안되는 것이 당연하겠지만, 내가 아무리 발표준비를 잘하더라도 아이컨택에서 실패하면 아무런 소용이 없다는 것을 감안하면, 반드시 넘어가야 할 산임에 틀림없다.

누군가가 나를 바라봐 줄때, 나는 오롯이 그 발표에 집중할 수 있다.  심지어 그 발표회는 나를 위한 발표회라도 된듯 배려받고 있는 듯한 착각을 불러일으키기 까지 하다. 이것이 바로 청자의 마음을 여는 키 이다. 바로 그 키는 나의 시선이다.

[프레젠테이션 기법] - 공간을 많이 쓸수록 힘이 나온다

프레젠테이션을 준비할때 대부분 내용면에서 완벽을 기하려고 최선을 다하고 대부분의 시간을 자료서치나 내용물 작성에 투자한다. 하지만, '무엇을' 보다 '어떻게'가 중요하다는 것은 지난번 포스팅에서 언급한바 있다. 아무리 잘 작성된 자료라고 할지라도 '잘' 발표하지 못하면 아무런 소용이 없기 때문이다.

위의 사진에서 느껴지는 바는 무엇인가? 왼쪽은 큰 의자에 앉아 있는 쩍벌남인 반면, 오른쪽은 많이 쪼그라든 태도의 사람이다. 당신은 어떤힘을 느끼는가? 왼쪽의 사람은 사실 한명이 앉아 있음에도 불구하고 주변 영역을 더이상 침범해서는 안될 것 같은 느낌이 든다. 즉, 이 사람은 자신감으로 주변을 장악하고 있으므로 모든 공간이 이 사람에게 속해 있고 보는 사람을 압도한다. 이사람은 이제 무엇을 하든 힘이 있고 영향력이 있다. 반면 오른쪽은 잔뜩 긴장하고 위축되어 있을 뿐 아니라 방어적인 태도를 취하고 있다. 안타깝게도 대부분의 발표자들은 오른쪽의 자세를 취하고 있다. 

무대에서의 힘은 나의 자세로부터 나온다. 사실 위의 그림은 그 사람의 어떠함이 공간을 어떻게 지배하는가를 보여주는 그림이다. 하지만, 역으로 그 사람이 공간을 어떻게 사용하는가는 결국 그 사람에게 힘을 주느냐 그렇지 않느냐를 결정하게 되는 것이다.

당신이 청중들의 기에 압도되지 않고 오히려 압도하고 리딩하고 싶다면 반드시 많은 공간을 활용할 줄 알아야 한다. 당신이 움직이지 않고 위축되어 있으면 있을수록 당신은 더 많이 침탈당하게 된다. 즉, 청중에게 압도당하고 만다. 발표 초기부터 당신에게 주어진 공간을 최대한 많이 걸어다니며 공간을 이용한다면, 청중은 오히려 당신에게 압도당하게 될 것이다.

보통은 좁은 공간에서의 발표는 쉽게 하는데 대공간에 나가면 죽을 쑤는 사람들은 대부분 이점을 숙지하고 있지 못한 사람이다. 사실 넓은 공간이 주어지는 것은 발표자에게 큰 기회다. 충분히 공간만 잘 활용한다면, 100배 1000배의 효과를 맛볼 수 있게 된다. 

[프레젠테이션 기법] - 청중의 표정은 나의 거울이다..

종종 프레젠테이션을 할때, 청중들이 잔뜩 긴장되어 보이거나, 뭔가를 물어봐도 대답하지 않고 가만히 굳은표정으로 노려볼때가 있다. 이런 청중들과 1분만 더 있다가는 나도 저렇게 되어 버릴것만 같은 생각이 들정도다. 하지만, 청중들의 입장에서 만약 나를 비디오카메라로 찍는다면 과연 어떨까?

답은 발표자인 나의 잔뜩 긴장된 얼굴과 굳은 표정일 것이다. 즉, 청중들은 발표자를 그대로 반사하는 하나의 거울인 것이다. 내가 웃으면 청중도 웃고, 내가 긴장하면 청중들도 긴장한다. 발표의 처음은 성공적인 프레젠테이션을 좌우할 정도로 매우 중요하다. 따라서, 나의 첫인상이 청중들에게 어떻게 전달되는 가는 전체 프레젠테이션의 성공여부를 좌우한다.

다음은 프레젠테이션 초기에 청중들에게 좋은 인상을 심어주어야 할 두가지 요소이다.

Confortable : 편안함
Confidence : 자신감

청중들은 불편한 발표자에게 절대 마음을 열지 않는다. 그리고 자신감 없는 발표자에게 절대 신뢰를 주지 않는다. 청중들을 편안하게 만들기 위한 목소리 톤, 발음, 리듬, 심지어 단어와 단어사이의 간격까지도 잘 조절해야 한다. 또한 이번 발표 준비가 미흡했다 하더라도, '이곳에서 이 주제에 대해 나보다 더 잘 아는 사람은 없어'라는 마인드를 가지고 즐겁게 내가 아는 것을 청중에게 전달해 준다는 설렘을 가지고 발표에 임할때 청중은 발표자로 부터 자신감을 느끼게 된다.

청중들에게 보여지는 내 모습은
내가 생각하는 것 보다 훨씬 적게 비추어 진다.

내가 지금 앞에 나가서 어떤 주제에 대해 발표를 하고 들어와서 내 스스로가 긴장도를 1(완화)~5(긴장) 중에서 선택하도록 해 보자. 그리고 실제 내 발표를 들은 사람들에게 긴장도를 물어보자. 내가 만약 2를 선택하면 청중은 분명 3이상을 선택한다. 틀림없다. 사람들은 내가 생각하는 것보다 훨씬 나를 긴장되게 본다. 또 말소리도 내가 실제로 내는 소리보다 청중들은 더 작은 소리로 듣는다. 따라서 발성도 내가 생각할때 적당한 정도보다 좀더 크게 말해야 하고, 표현도 훨씬 더 과감하고 과장되게 하는 것이 좋다.

예를들어, Good! 이라고 말할꺼라면, Excellent!!라고 말하는 편이 낫고, Great! 라고 말한다면 Fantastic!!이라고 말하는 편이 낫다.

이것은 사실 기술이라기 보다는 청중과의 커뮤니케이션에 가깝다. 어떻게 잘 말하는가 보다, 어떻게 청중과 호흡할 지에 대해 집중한다면, 또 청자의 입장에서 배려적인 입장에서 발표를 준비한다면, 더 효과적인 프레젠테이션을 준비 할 수 있다.

성공적 프레젠테이션의 요건: 첫인상 & 사전관계

한 연구에 따르면 사람과 사람이 만나면 보통 5분안에 이 사람과 계속 만날 것인지, 혹은 사업을 함께 할 것인지가 결정된다고 한다. 이건 무슨뜻일까? 바로 사람의 첫인상이 너무도 중요하단 사실을 의미한다. 첫인상은 너무나도 중요하다. 한번 형성된 첫 이미지는 결코 바꾸기 힘들다. 아무리 시간이 지나도 말이다. 
첫인상은 가능한 편하고 부담없는 이미지로 비쳐지는 것이 좋다. 또 프레젠테이션을 앞두고 있는 사람이라면 자신감 넘치는 이미지를 심어주는것도 중요하다. 
프레젠테이션을 앞두고 좋은 인상을 미리 심어주는 좋은 방법이 있는데, 그건 바로 프레젠테이션 시작전에 가능한 많은 사람들을 만나 인사를 하고, 좋은 인상을 비쳐주는 것이다. 이 시간은 너무나 중요하다. 보통은 더 매끄러운 발표를 위해 자료를 좀 더 들여다 본다던지, 리허설을 한번 더 해본다던지 하겠지만, 이미 발표자료가 다 작성이 되었고, 충분히 연습이 되었다면, 가만히 있지 말고 이리저리 돌아다니며, 청중과 최대한 사전에 미리 얼굴도장을 찍어 두는 것이 유리하다. 
일단 한번 대면하여 인사한 것과 초면인 경우 사람에 대해 받아들이는 자세는 완전히 바뀌게 된다. 초면보다는 구면인 사람에게 더 많이 마음을 열고 다가가기도 쉬운 것이다. 
사업은 회사대 회사로 하는 것이 아니라, 사람대 사람으로 하는 것이다. 왜냐하면 결국 거래 당사자는 회사대 회사일 지라도 커뮤니케이션 당사자는 사람이기 때문이다. 사람이 마음에 안들면 결국 아무리 회사가 좋아도 계약은 무산될 수 있다. 
한국인의 인간관계를 특징지을 수 있는 한가지가 있는데, 그건 바로 술자리이다. 한국사람들은 처음보는 사람들과의 대화를 그다지 편해하지 않는다. 일이 끝나고 술자리를 하면 그제서야 마음의 벽을 허물고 서로 대화하고 친해지기 시작한다. 걸쭉한 숙취를 한번 경험하고 나서야 비로소 알게 모르게 생긴 전우애로 더욱 친해져서 관계가 돈독해 진다. 
외국인들로서는 사실 이런 한국의 문화가 그리 익숙한 문화는 아니다. 따라서 글로벌 경영을 위해서는 한국인의 마인트셑을 통째로 뜯어 고쳐야 한다. 필요하다면 처음 대면한 사람이라도 편하게 좋은 관계를 유지하도록 하는 것이 좋다.